Om deze ambitieuze plannen uit te voeren, hanteren we een nieuwe aanpak op het vlak van organisatie en projectwerking. We evolueren naar een totaalverhaal over alle afdelingen van de stad heen waarbij we steeds processen van A tot Z bekijken en de eindgebruikers maximaal centraal zetten. We zetten in op service design, een methode om diensten te ontwikkelen met een klantenbril, op UX (user experience, gebruikerservaring)  en klantbevragingen en marktonderzoek om een duidelijk beeld van de gebruiker en zijn behoeften te krijgen. We waken over onze digitale processen zodat we een goed beeld hebben waar gebruikers mogelijk afhaken en stellen bij op basis van deze bevindingen. 

We werken met minimal viable products, producten die zo vroeg mogelijk worden uitgerold naar de klant. We zetten in op maximale kruisbestuiving tussen verschillende projecten, zodat projecten elkaar versterken en we wat we geleerd hebben, steeds kunnen toepassen op de andere projecten. Door een duidelijk doel, timing en planning willen we komen tot een efficiëntere werking van al onze projecten. We willen ook transparantie creëren bij beslissingen. Daarom is er ook een nieuwe governance structuur opgezet. Tenslotte werken we ook aan coaching en een digitale cultuur binnen de stedelijke organisatie. 

De klankbordgroep digitale transformatie bestaat uit een aantal strategisch adviseurs die de opdracht hebben het totaalverhaal van de IT-projecten te bewaken en na te gaan of de IT-projecten in de digitale strategie van de stad passen. De klankbordgroep voert ook de innovatie-check uit. De klankbordgroep helpt zo om IT-projecten tot een hoger niveau te tillen. De leden van de groep wijzen projectleiders op interessante kruisbestuivingen en mogelijke synergieën. We kunnen veel leren van elkaars projecten en we kunnen winst boeken door samen te werken. De klankbordgroep coacht, adviseert en stelt middelen beschikbaar. Projectleiders maken met de klankbordgroep afspraken over timing, doel en budget. De projectleiders zijn hierbij de eigenaars en de trekkers van de IT-projecten.

Voor IT-projecten hanteren we een standaardproces van bedenken, uitwerken en opleveren. Hiervoor standaardiseren we onze IT-projectlevenscyclus. In de nieuwe projectlevenscyclus voor IT-projecten voorzien we vier momenten waarop projectleiders hun projectstatus met de klankbordgroep digitale transformatie bespreken. Projectleiders informeren de klankbordgroep over de voortgang van hun projecten via een maandelijkse statusrapportering. De projecten worden getoetst aan de strategische principes en er wordt voor elk project ook een risico-inschatting gemaakt.  Waar nodig worden ze naar de stuurgroep gebracht.

Onze projecten splitsen we op in meerdere stappen of fases, waarbij ze telkens een end-to-end oplossing opleveren met een tastbaar resultaat voor onze stadsgebruikers. We streven ernaar om binnen de negen maanden een project in gebruik te nemen dat de beleving van onze stadsgebruikers verbetert. Werken met MVP’s stelt ons in staat om snel en stelselmatig na te gaan of we beantwoorden aan de verwachtingen van de stadsgebruiker. Zo kunnen we leren uit de realiteit en kunnen we rekening houden met de reacties van onze stadsgebruikers. Met MVP’s kunnen we verspilling vermijden en zorgen we ervoor dat onze klanten over een oplossing beschikken, ook al worden bijvoorbeeld de laatste stappen in een project niet gerealiseerd door gewijzigde prioriteiten.

De Chief Digital Officer regisseert de kwaliteitsvolle uitvoering van de strategie voor digitale transformatie. Hij rapporteert hierover aan het college. Binnen de stedelijke organisatie legt de Chief Digital Officer de voorstellen tot beslissingen voor aan de stuurgroep digitale transformatie. Deze bestaat uit een aantal leden van het managementteam van de stad. 

Digipolis Antwerpen, de IT-partner van de stad, neemt uiteraard een cruciale rol in de uitwerking van de strategie. Digipolis stemt zijn werking af op de voorgestelde stedelijke werking en neemt de verantwoordelijkheid op om kwaliteitsvolle IT-oplossingen uit te werken en de IT-infrastructuur veilig en stabiel te houden.